Im (oft hektischen) Büroalltag bleiben Ordnung und Struktur oft auf der Strecke. Immerhin erfordern Projekte und Termine so viel Aufmerksamkeit, dass es manchmal schwerfällt, sich daran zu erinnern, die Ablage zu erledigen oder andere „Aufräumarbeiten“ vorzunehmen.
Genau das ist oft jedoch einfacher als gedacht – vor allem dann, wenn diejenigen, die ihre Abläufe optimieren möchten, für eine gewisse Grundordnung sorgen. Die folgenden Abschnitte zeigen auf, worauf diejenigen, die sich ihrer „Altlasten“ entledigen möchten, achten sollten und warum es letztlich auch ein Stück weit befreiend sein kann, Gegenstände und Dokumente zumindest an einem anderen Ort (oder in anderer Form) zu lagern.
Grundsätzlich gilt jedoch: Wer ausmisten oder umlagern möchte, sollte sich natürlich auch immer darüber vergewissern, dass dies von der Unternehmensführung gewollt und rechtlich korrekt ist. Im Zweifel hilft ein Gespräch mit dem Vorgesetzten und/oder dem Steuerberater weiter.
Tipp Nr. 1: Ein externes Lager anmieten
Ein externes Lager bietet viele Vorteile. Wer flexibel Stauraum mieten und sich auf diese Weise entlasten möchte, profitiert von einem hohen Komfortfaktor. Hier ist es vollkommen unerheblich, ob Akten, Gegenstände, Waren oder Möbel eingelagert werden: Solange die angemietete Fläche ausreichend groß ist, lässt sich das betreffende Areal komfortabel in den Arbeitsalltag integrieren.
Wie nah oder wie weit entfernt die angemietete Lagerfläche vom eigentlichen Büro entfernt sein darf, ist natürlich auch von der Art der eingelagerten Gegenstände beziehungsweise Dokumente abhängig. Wer regelmäßig vorbeischauen muss, um Kisten für Kunden zum Versand vorzubereiten, hat sicherlich andere Ansprüche als jemand, der hier Dokumente wie Rechnungen aufbewahrt, um die vorgeschriebene 10-Jahres-Frist zu erfüllen.
Tipp Nr. 2: Belege digitalisieren und konform ablegen
Vor allem in größeren Unternehmen mit regem Brief- und Rechnungsverkehr zeigt sich oft, dass sich im Laufe der Zeit eine wahre Papierflut ansammeln kann. Glücklicherweise stellt es kein Problem dar, dem so oft zitierten, papierfreien Büro ein wenig näherzukommen.
Wer Rechnungen, Lieferscheine und Co. zum Beispiel digital abspeichert, kann viel Platz sparen. Doch Vorsicht! Es reicht nicht aus, hierzu ausschließlich eine externe Festplatte zu nutzen. Vielmehr ist es wichtig, die Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung zu erfüllen. Hierzu gehört, dass die Dokumente, die in steuerlicher Hinsicht relevant sind, nur auf speziellen Plattformen beziehungsweise Servern abgelegt werden dürfen.
Heutzutage gibt es viele Anbieter, die sich auf diesen Bereich fokussiert haben. Zahlreiche Optionen umfassen noch weitere, praktische Speichermöglichkeiten, wie die E-Mail-Archivierung. Da die entsprechenden Tools in der Regel kostenpflichtig sind, gilt es, sie bereits im Rahmen des Businessplans zu berücksichtigen.
Tipp Nr. 3: Regelmäßig ausmisten – sowohl digital als auch „offline“
Hier gelten dieselben Grundregeln wie im privaten Bereich: Wer sich regelmäßig Zeit nimmt, um auszumisten, kann sich in der Regel über einen besseren Überblick freuen. Doch auch hier gilt: Viele Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen und Handelsbriefe, müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dementsprechend ist es umso wichtiger, hier nicht nach Gefühl, sondern vielmehr nach vorgegebenen Standards vorzugehen.
Eine besonders beliebte Anlaufstelle ist das E-Mail-Postfach. Wer sich einmal Zeit nimmt, um die Newsletter, die ohnehin nicht gelesen werden, abzubestellen und den Spam-Ordner zu löschen, erkennt schnell, dass die komplette Eingangsbox schnell übersichtlicher wird.
Im Nachhinein zeigt sich oft, dass Ausmistaktionen dieser Art vor allem dann nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie regelmäßig durchgeführt werden. Daher kann es sich definitiv lohnen, sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um sich einen Überblick zu verschaffen.
Fazit
Die allgemeine Gestaltung eines Arbeitsplatzes kann sich mitunter nicht nur auf den Komfort, sondern auch auf die Motivation auswirken. In gewisser Weise handelt es sich sogar um ein Mitarbeiterbenefit, wenn die Unternehmensführung entsprechend vorsorgt. Wer genau weiß, was er wo findet, steht Fragen, wie „Wo finde ich die aktuellen Unterlagen zum Projekt XY?“ deutlich entspannter gegenüber.
Letztlich hat natürlich auch der Digitalismus dafür gesorgt, dass sich die Arbeitswelt verändert hat. Dennoch gilt: Was nicht abgespeichert werden kann, kann oft auf zusätzlich gemieteten Lagerflächen abgestellt werden. Hier sorgen bei seriösen Anbietern oft umfangreiche Versicherungen dafür, dass sich niemand Sorgen um sein Hab und Gut oder dessen Wert machen muss.
